常州市工程造價管理處

關(guān)于全市工程造價咨詢報告書和檔案管理 

質(zhì)量專項檢查的通報

各轄市（區(qū)）工程造價管理處（站）、各工程造價咨詢單位：

    為深入了解省業(yè)務指導規(guī)程和我處《關(guān)于印發(fā)“工程造價咨詢報告書和檔案立卷內(nèi)容、格式”的通知》（以下簡稱25號文）等各項行業(yè)管理規(guī)定的貫徹情況，檢查去年咨詢成果質(zhì)量大檢查中發(fā)現(xiàn)問題的整改情況，不斷促進各咨詢單位重視和加強基礎管理工作，進一步規(guī)范咨詢市場秩序。根據(jù)年度工作計劃安排，我處于2006年5月16日至25日組織進行了全市工程造價咨詢報告書和檔案管理質(zhì)量專項檢查，現(xiàn)將檢查情況通報如下：

一、總體情況

    本次檢查覆蓋了全市各咨詢單位2006年一季度完成的全部工程造價咨詢項目，按照隨機抽取和重點選擇相結(jié)合的原則進行。檢查的主要內(nèi)容為：咨詢檔案歸檔和整編質(zhì)量、工程類別取費和安全文明施工措施費核定手續(xù)、國有項目結(jié)算審核成果是否履行備案手續(xù)和業(yè)務手冊使用情況等。

    具體檢查采取實地審閱檔案資料和現(xiàn)場了解核實有關(guān)問題相結(jié)合的方式進行，共抽查了16家咨詢單位的43個咨詢項目。從檢查情況看，各單位對內(nèi)部管理工作的重視程度有了較大的提高，充分認識到只有靠質(zhì)量和服務才能在競爭日益激烈的市場中生存發(fā)展；認真整改去年檢查中存在的問題，積極響應行業(yè)管理部門出臺的各項規(guī)定；均配備了專（兼）職檔案管理人員，大部分單位檔案存放場所、設備整潔、有序，咨詢報告和檔案內(nèi)容、格式基本能夠按照規(guī)定整理；業(yè)務手冊已開始使用。整個行業(yè)檔案管理水平有了較大提升。常州安邦南匯工程咨詢有限公司、常州中瑞工程造價咨詢有限公司、常州中正建設工程咨詢有限公司、金壇金信工程建設咨詢有限公司在本次檢查中態(tài)度認真，質(zhì)量較好。特別要指出的是，常州嘉威工程造價咨詢有限公司，按照行業(yè)規(guī)定，結(jié)合本單位實際，在質(zhì)量控制環(huán)節(jié)上作了探索和創(chuàng)新，設計了一套控制流程制度和相關(guān)表式，在業(yè)內(nèi)有一定借鑒示范作用。同時也發(fā)現(xiàn)常州建興建設工程咨詢有限公司、常州建安造價師事務所有限公司、常州中信造價師事務所有限公司、江蘇中天資產(chǎn)評估事務所有限公司等單位，檔案管理工作薄弱，亟需改進提高。

    二、存在問題

通過本次檢查，發(fā)現(xiàn)我市咨詢單位在檔案管理工作中仍存在許多問題，主要有：

1．部分單位領(lǐng)導不重視檔案工作，意識淡薄。咨詢報告完成后就萬事大吉，后續(xù)資料整理、歸檔工作比較混亂。

2．檔案整理不及時。很多單位未建立定期歸檔制度，于檢查前突擊歸檔，被動倉促應付，造成原始資料遺漏，歸檔資料不全，個別檔案甚至裝訂順序混亂。另外，整編工作隨意性較大，習慣性做法的痕跡很多、很重。

3．少數(shù)單位無專門檔案資料存放場所，檔案室與辦公室、文印室、雜物間混合使用，造成檔案存放、保管、檢索等諸多困難，甚至影響文本質(zhì)量。

    4．省業(yè)務指導規(guī)程和市25號文件學習程度不夠，貫徹不到位。不少單位咨詢報告書未按照市要求的統(tǒng)一格式出具，作業(yè)計劃書的制定，質(zhì)量控制流程單等形同虛設。檔案管理人員不熟悉相關(guān)規(guī)定，個別單位檔案管理人員甚至不知道歸檔要求，致使不該發(fā)生的低級錯誤頻繁出現(xiàn)。如頁碼、編號缺失、混亂，案卷標題不規(guī)范，卷內(nèi)目錄不全、內(nèi)容不符，備考表空白等。

    5．尚未對執(zhí)業(yè)風險引起足夠重視。主要反映在咨詢依據(jù)文件的不充分、不規(guī)范，如計算書、換算明細不全，材料價格的取定依據(jù)不充分，簽證的有效性效力不足，正式文件的簽字蓋章殘缺，工程類別和文明費的核定手續(xù)缺失等問題，尚未真正認識到潛在的出現(xiàn)糾紛時的民事經(jīng)濟責任或行業(yè)監(jiān)管檢查時的行政責任。

    6．國有項目結(jié)算審核備案工作不理想，多數(shù)單位未很好開展此項工作。造價咨詢業(yè)務手冊填寫過于簡單，流于形式，且空白較多。仍有單位在某些項目中不使用咨詢合同示范文本。

    三、下一步工作要求及打算

    1．各咨詢單位要端正態(tài)度，提高認識，尤其是單位負責人必須重視，扎扎實實抓好檔案管理工作。針對檢查出的問題要及時疏理、整改，同時，應認真總結(jié)，完善相關(guān)制度，從根本上改進和提高咨詢檔案管理工作水平。

2．進一步加強對省指導規(guī)程和市相關(guān)規(guī)定的學習，做到熟練掌握和正確運用。望各單位相關(guān)人員尤其是檔案管理人員要學習掌握相關(guān)內(nèi)容，明確要求，完善內(nèi)部歸檔流程。使其更科學、更合理。另外，個別單位應增加投入，添置必要裝備，調(diào)整、改善檔案存放條件、環(huán)境，以更好地保護勞動成果。

3．認真開展國有投資工程竣工結(jié)算成果備案工作?，F(xiàn)將備案內(nèi)容、方式和程序作進一步明確：從即日起，在定期上報的咨詢項目統(tǒng)計表中增加一欄，注明是否國有投資項目，造價在300萬元以上的項目，須提供咨詢報告書一份（內(nèi)容同提供給委托方的），按規(guī)定時間一并報送。未按要求履行備案手續(xù)的，將按有關(guān)規(guī)定進行處理。咨詢合同示范文本、咨詢業(yè)務手冊的使用應進一步嚴格加強，以完善基礎工作的每一個環(huán)節(jié)。

4．今后，我處將加強日常管理，有針對性地開展類似的檢查、抽查，對發(fā)現(xiàn)問題，增加曝光頻率及范圍。除此之外，適時組織專題培訓和業(yè)內(nèi)交流、觀摩、評比活動。通過多種方式，引導、督促各咨詢單位取長補短，共同提高咨詢檔案管理工作水平。

各轄市（區(qū)）造價管理部門也應強化日常宣傳監(jiān)管工作，不留死角，以確保全市咨詢檔案管理工作的統(tǒng)一。

  二○○六年六月十日