企業(yè)合同管理必須強化風(fēng)險意識
作者：湯成 作者單位：徐州中興迅達工程造價咨詢有限公司
【摘 要】企業(yè)要成功，要發(fā)展，一方面離不開選擇好的經(jīng)營方式，注重技術(shù)創(chuàng)新，突出自身特點，敏銳發(fā)現(xiàn)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的市場空間。另一方面，強化企業(yè)內(nèi)部管理，有效預(yù)防和積極消化市場經(jīng)營風(fēng)險，把企業(yè)決策和經(jīng)營風(fēng)險降到最低程度，實行依法管理是關(guān)鍵。筆者就強化企業(yè)合同管理的風(fēng)險意識簡單談一些看法。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理 合同管理 風(fēng)險意識
西方諺語說：“財富的一半來自合同”。隨著我國加入WTO，按WTO的游戲規(guī)則和國際標(biāo)準(zhǔn)辦事已經(jīng)成為了企業(yè)的生存環(huán)境。國內(nèi)市場融入全球經(jīng)濟，國內(nèi)企業(yè)更廣泛地參與國際市場競爭，企業(yè)依法經(jīng)營決策問題必將更加突出地顯現(xiàn)出來。合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。企業(yè)合同管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，堵塞合同管理漏洞，依法治企的關(guān)鍵就是運用法律手段來管理好企業(yè)。
一、企業(yè)合同管理是企業(yè)管理依法行事的基礎(chǔ)。
合同是一種契約，是當(dāng)事人之間依法確定、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。市場經(jīng)濟要求公平有序地競爭，競爭的秩序要靠法規(guī)來規(guī)范。依法簽訂的工程合同是工程實施的“法典”、“規(guī)則”、運行的“軌道”。
目前，企業(yè)的合同管理工作存在許多問題。合同的簽約率不高、合同文本不規(guī)范、履約率較低等等。合同欺詐行為時有發(fā)生，嚴(yán)重擾亂了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營秩序。有的企業(yè)對在經(jīng)營活動中發(fā)生的違約現(xiàn)象，運用法律手段自我保護的意識淡薄。這些問題的存在，干擾了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動，導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失，影響了企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)。假如一個企業(yè)一年有一億元的銷售額，即便這個企業(yè)只有10％的合同出了問題，也涉及1000萬元的經(jīng)濟效益?？梢姡訌姾贤芾硪呀?jīng)到了非抓不可的時候了。
企業(yè)管理涉及許多方面，但主要是圍繞產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，而這三個環(huán)節(jié)都是由合同來連接的。合同管理混亂，勢必直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。可以說，沒有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒有效益可言。因而，簽訂合同勢在必然。那么，合同是什么？它能起什么作用呢？它的存在能為企業(yè)建立多少安全系數(shù)？又是如何實現(xiàn)的呢？
二、以中小企業(yè)管理體制為例，企業(yè)合同管理的風(fēng)險意識急待加強。
社會主義市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，合同是經(jīng)濟活動中的重要行為，提高企業(yè)經(jīng)濟效益有多種途徑，加強合同管理是一個重要方面。黨的十五屆四中全會通過的《中共中央關(guān)于國有企業(yè)改革和發(fā)展若干重大問題的決定》中強調(diào)企業(yè)要搞好成本管理、資金管理、質(zhì)量管理，這些都離不開合同管理。通過加強合同管理提高企業(yè)經(jīng)濟效益，已經(jīng)成為當(dāng)前市場經(jīng)濟條件下需要十分重視的一個問題。
中小企業(yè)基本上能依法規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為，對合同比較重視，但也不同程度的存在著一些不容忽視的問題，將它們進行歸納可以發(fā)現(xiàn)以下一些共同之處：
1、企業(yè)法制觀念淡薄，合同法律意識差。一些中小企業(yè)的法定代表人或相關(guān)負(fù)責(zé)人，不熟悉合同法的一般規(guī)定，基本上沒有把合同管理納入經(jīng)營管理之中，合同法律意識差。其中較為突出的一個表現(xiàn)就是企業(yè)的公章、介紹信和空白合同等重要的法律文書被人盜用、借用，另外對聯(lián)系業(yè)務(wù)的經(jīng)營人員的相關(guān)授權(quán)不明也是容易引發(fā)糾紛的原因之一。有的企業(yè)沒有明確的對業(yè)務(wù)人員的授權(quán)制度，有的單位超過自身的權(quán)利范圍對外簽訂合同，有的一般員工未經(jīng)授權(quán)也對外簽訂合同，由于司法實務(wù)中對證據(jù)認(rèn)定規(guī)則以及民事責(zé)任歸屬確認(rèn)都有較明確規(guī)定，而這些規(guī)定，對那些未經(jīng)授權(quán)的人員所訂立的合同所導(dǎo)致的結(jié)果，往往是對企業(yè)不利的，因此明確企業(yè)合同簽訂中的授權(quán)制度是依法規(guī)范合同管理的一個起始點，并且明確普通授權(quán)、特別授權(quán)、轉(zhuǎn)授權(quán)代理、授權(quán)委托書的管理和使用等，對企業(yè)實施財務(wù)、物資采購等集中有效管理也提供了明確的前提法律依據(jù)。另外，在介紹信和空白合同管理中也應(yīng)注意相互一致，以免引起因兩份法律文書在文義上的不一致所致糾紛。
2、不簽書面合同現(xiàn)象突出。盲目輕信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。據(jù)調(diào)研，百分之七十的企業(yè)簽訂合同金額不足經(jīng)濟往來總額的百分之四十。有的企業(yè)僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易，給合同履行帶來隱患。分析雙方不簽訂合同的原因既有出于信任對方的可能，也有圖省事的可能。但恰恰因為這些就經(jīng)濟合同簽訂過程中出現(xiàn)的不必要的過錯，致使當(dāng)事人事后需要更多倍的精力來彌補和處理這些當(dāng)初圖省事的一時舉動。雖然現(xiàn)行合同法對簽訂書面合同沒有了以往經(jīng)濟合同法中對書面合同的嚴(yán)格要求，但作為一份證明當(dāng)事人當(dāng)初合意主張的重要證據(jù)，有這樣一份含義明確的證據(jù)肯定比沒有要好。
3、合同簽訂行為不規(guī)范、約定不明確。許多企業(yè)在經(jīng)濟交往中，也注意簽訂相關(guān)的合同，但卻不使用以成文的格式合同文本，這樣的結(jié)果往往是對合同標(biāo)的約定不明確，合同條款不完善，責(zé)權(quán)利表述不明確，意思表達模糊，這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發(fā)大量合同糾紛。格式合同一般是在總結(jié)了大量的實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上起草的，對雙方的權(quán)利義務(wù)約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理雙方的經(jīng)濟往來。當(dāng)然，簽訂合同時對雙方合意的目標(biāo)指向物也應(yīng)當(dāng)有一個明確的約定，而不應(yīng)當(dāng)是含糊不清的。如果沒有認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查說明合同條款事項，僅憑簽訂的不明確和不利于我方的合同，合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，只能受既判法律文書的約束，承受合法的“不法”侵害。因此，在合同中對雙方權(quán)利義務(wù)和相關(guān)條款作出明確的約定，無論對方的誠信如何，使自己風(fēng)險降低到最低線，這也是經(jīng)濟活動中必要的一種風(fēng)險防范意識。
4、合同簽訂履行監(jiān)控制度不完善。合同履行指的是合同規(guī)定義務(wù)的執(zhí)行，表現(xiàn)為當(dāng)事人執(zhí)行合同義務(wù)的行為。履行監(jiān)控，是為保護合同的正當(dāng)履行，而建立的相應(yīng)合同執(zhí)行的調(diào)整和控制制度。為保證公司或企業(yè)的合同能夠得到有效執(zhí)行，保證公司的正常運轉(zhuǎn)，一些中小企業(yè)也建立了相應(yīng)的合同管理機構(gòu)或相應(yīng)的法律顧問制度，但由于和各業(yè)務(wù)職能部門協(xié)調(diào)或深入監(jiān)控的程度不同，致使合同履行中因為不到位的管理，而使好的制度不能取得好的結(jié)果。作為領(lǐng)導(dǎo)者和決策者，一定要意識到合同制度已經(jīng)逐漸成為企業(yè)管理的必要手段，一定要將這種管理制度落實到實處并且加以貫徹，而不僅僅只是當(dāng)成一種擺設(shè)。而是要落實合同管理的機構(gòu)、人員和制度，建立健全合同臺賬、檔案制度，使合同管理逐步規(guī)范化、從而規(guī)范企業(yè)的簽約和履行行為，堵塞漏洞。
5、合同履約率不理想。導(dǎo)致合同履約情況不理想的原因較多，但企業(yè)自身市場經(jīng)營人員素質(zhì)不高，文化水平偏低，法律知識貧乏，往往在合同簽訂前不調(diào)查對方資信情況，落入對方設(shè)下的“合同騙局”，是比較重要的原因。企業(yè)一定要注重培養(yǎng)一支懂法律、懂合同的經(jīng)營隊伍，提高信用觀念，規(guī)范營銷行為，才能使企業(yè)得到穩(wěn)定的發(fā)展。
在企業(yè)經(jīng)營中，除了正常的合同規(guī)范管理外，還應(yīng)注意一種極端的情況，那就是合同欺詐，合同欺詐的表現(xiàn)：（1）以預(yù)付款或定金、押金的方式騙取貨款；（2）編造合理的理由，侵吞押金或相應(yīng)資金；（3）偽造證件或資信情況，假冒特定身份，騙取合同資金等；（4）通過中介組織設(shè)立廣告騙局；（5）假為購貨，實為出貨騙款；（6）虛構(gòu)標(biāo)的，騙取已方信任，獲取資金。
三、企業(yè)合同管理必須加強風(fēng)險意識。
從中小企業(yè)的合同管理中存在的問題來看，各種合同欺詐行為，只要提高法律鑒別能力，認(rèn)真對待簽訂合同，相信并不是能夠輕易受騙上當(dāng)。推而廣之，企業(yè)合同管理必須加強風(fēng)險意識，加強企業(yè)的合同管理。
加強合同管理，要建章立制，建立合同管理機構(gòu)和合同管理制度。對企業(yè)內(nèi)部的合同管理機構(gòu)和合同管理人員要進行《合同法》培訓(xùn)，特別要對企業(yè)的經(jīng)營人員和法定代表人進行培訓(xùn)，提高他們的合同意識，掌握合同法律制度，并自覺地運用到企業(yè)的經(jīng)濟活動中，使企業(yè)從被動地應(yīng)付和處理合同糾紛轉(zhuǎn)到主動地預(yù)防合同糾紛，從而增強企業(yè)的應(yīng)變、發(fā)展和競爭能力，避免經(jīng)濟損失。要把好合同簽訂關(guān)。在簽訂合同時，嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認(rèn)真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大、工程承包、產(chǎn)權(quán)交易等重要的抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關(guān)法律規(guī)定及時辦理抵押登記和鑒證手續(xù)，以保證合同的合法性、嚴(yán)密性和完備性。要強化履約意識。合同一經(jīng)承諾，即具有法律效力。企業(yè)的合同管理部門應(yīng)及時了解和掌握合同履行的情況，通過建立合同檔案和合同報表制度，及時總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提高防騙反詐能力。根據(jù)合同履行情況，適時運用撤銷權(quán)、變更權(quán)和不安抗辯權(quán)保護自身的合法權(quán)益。要學(xué)會運用法律武器進行自我保護。對違約行為要及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟。對合同欺詐行為要及時采取措施，盡量減少和避免損失，并請求有關(guān)部門予以打擊。
四、結(jié)語
企業(yè)應(yīng)當(dāng)把依法治企與建立現(xiàn)代企業(yè)制度，加強企業(yè)管理、提高企業(yè)競爭力和維護企業(yè)自身合法權(quán)益有機結(jié)合起來，強化合同管理，樹立“外講信用、依法經(jīng)營；內(nèi)講制度，依法管理”的企業(yè)形象，才能使企業(yè)獲得持續(xù)穩(wěn)健的發(fā)展。