工程建設(shè)應(yīng)重視項目文檔管理
【 信息發(fā)布時間：2011-10-20 閱讀次數(shù)：】
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目前，在工程建設(shè)項目管理上，由于受傳統(tǒng)管理模式的影響和思維習(xí)慣的局限，普遍存在重現(xiàn)場指揮協(xié)調(diào)推進進度、忽視準確周密快捷的文件管理作用的現(xiàn)象。不重視項目文檔管理，會制約工程建設(shè)項目管理水平和效益的提升，甚至?xí)z留安全、質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)方面的風(fēng)險。如何提高項目文檔的管理水平和效率，是工程建設(shè)管理中的一個重要課題。
文檔管理是項目管理的關(guān)鍵工具
文檔管理是項目管理的關(guān)鍵工具。在工程建設(shè)項目實施過程中，無論是會議、檢查、談判，還是研究、設(shè)計、審批，或者施工和交易，這些項目管理行為最終必須通過文件的形式確定下來，進行信息傳遞，得到確認和執(zhí)行，從而實現(xiàn)對工程費用、質(zhì)量、安全和進度等節(jié)點在時間、空間、數(shù)量、質(zhì)量方面的多向量控制。項目實施各方的相互關(guān)系和合作內(nèi)容也必須通過文件才能得到確定。因此，文件形成的質(zhì)量、傳遞的速度、執(zhí)行的效率，在一定程度上決定了項目管理的質(zhì)量和效率，文檔管理是項目管理的核心和驅(qū)動器。
提高項目管理文件形成的質(zhì)量，提高文檔傳遞、歸檔處理等文檔管理的效率，是項目管理的重要工作。如會議形成的決定、決議、協(xié)商內(nèi)容要迅速準確地形成文件，通過文檔管理部門以最快的速度分派傳達到有關(guān)單位，以使其得到貫徹執(zhí)行。如果文檔傳遞信息出現(xiàn)梗阻，造成決而不行，會影響工作效率和進度。在這方面，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和計算機通訊技術(shù)，形成能夠電子簽名的電子文檔，將會極大地提高管理效率。
項目文檔跟蹤、總結(jié)和沉淀了從項目啟動、計劃、執(zhí)行、控制到收尾全過程的管理信息。從內(nèi)容上區(qū)分，項目文檔可分為成果文檔（即通常所說的竣工資料）和過程文檔兩大類。過程文檔主要記錄項目管理進程中的各種信息，為項目管理人員進行工作提供決策依據(jù)，保障項目目標的實現(xiàn)，因此是企業(yè)寶貴的資產(chǎn)。對過程文檔進行歸納和分析，項目管理者可以從中清晰看出該項目實施中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，避免失誤，提高項目運作水平。成果文檔如項目前期的可行性研究報告、中期的基礎(chǔ)設(shè)計、后期的施工圖設(shè)計及施工過程文件等階段性成果，經(jīng)過工程實施和實踐檢驗，作為思維和設(shè)計的成果，文件中與現(xiàn)場客觀實踐不符合的部分得到充分暴露和修正，比如設(shè)計變更、預(yù)算調(diào)整、合同調(diào)整，對原文件進行了補充、改正和完善。這些文件的管理能促進技術(shù)進步和管理提升。
文檔是落實項目經(jīng)營管理主體責任的重要依據(jù)。文件檔案記錄和沉淀了工程項目全過程，是項目質(zhì)量、安全、商務(wù)、費用等項目經(jīng)營管理的根據(jù)，與工程建設(shè)效益和工程責任息息相關(guān)。如有關(guān)HSE管理的文件不僅是現(xiàn)場安全管理控制的有效工具，而且是事故認定和事故處理追究責任的鐵證。所以，保證項目文檔的嚴密性、完整性和有效性非常重要。
五措施提升項目文檔管理水平
一是推進文檔管理規(guī)范化。項目文檔作為項目溝通交流的載體，要真正做到系統(tǒng)化、全面化、清晰化，達到整個項目受控并有序進行。項目成立后，首要的工作就是要對項目文檔管理作出明確的規(guī)定，以保證項目文檔準確、完整、有效，從而確保項目順利實施并滿足合同要求。根據(jù)這些規(guī)定，搞好項目文檔分類的管理。根據(jù)項目文檔的不同屬性，對種類繁雜的項目文檔進行科學(xué)、規(guī)范和統(tǒng)一的分類。在文檔管理中需要建立一套文檔的模板，對一些格式進行規(guī)定，將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)。
二是做好文檔的建冊、驗收與收存。設(shè)計成品文件的出版、分發(fā)及項目結(jié)束后整個文檔的歸檔等方面的要求，確保有效項目文檔完整保存和歸檔，科學(xué)、合理存放，以方便項目成員查閱。確保項目文檔按時順利出版，及時分發(fā)，保證文件流的暢通以及分發(fā)流轉(zhuǎn)記錄的可追溯性。確保項目文檔完整、長期妥善保存，以形成和積累企業(yè)組織過程資產(chǎn)，方便查閱和再利用。
三是建立文檔控制體系和工作流程，實現(xiàn)文檔管理電子化。根據(jù)統(tǒng)一的分類代碼規(guī)則，制定項目文檔分類代碼，進行電子管理，運用項目文檔信息系統(tǒng)對文檔進行分類和查詢。
四是加強文檔管理人員的管理。提高文檔管理人員素質(zhì)，增強項目管理人員的管理意識，樹立以項目為核心的系統(tǒng)思維和規(guī)范意識，確保項目文檔管理人員盡職盡責，及時有效完成每個文檔的管理過程。對總包方、業(yè)主、施工分包方、監(jiān)理公司、質(zhì)檢站、各級政府等相互來往的大量繁雜的文檔，能及時傳遞、處理，完成文檔的內(nèi)容和形式上的閉合。
五是重視和開發(fā)項目文檔價值，提高工程項目的效益。項目文檔不僅直接關(guān)系著項目的商務(wù)效益，而且凝結(jié)著工程管理經(jīng)驗、在施工中完善的技術(shù)，是工程建設(shè)項目及其管理的寶貴財富。如施工中的設(shè)計變更凝結(jié)著技術(shù)工程化成果，應(yīng)該反饋到設(shè)計部門以修正原設(shè)計，使技術(shù)更加完善。施工程序的變更更直接地反映現(xiàn)場施工技術(shù)的進步，吸取這些經(jīng)驗會不斷推動施工技術(shù)不斷進步。因此，工程建設(shè)及其項目管理應(yīng)該重視查閱、分析和研究項目文檔，從中挖掘和總結(jié)技術(shù)工程化、管理便捷化和經(jīng)驗技術(shù)化的成果，這樣才能不斷提高工程建設(shè)項目的管理效益。