做好項(xiàng)目理財(cái)控制項(xiàng)目成本管理
【 信息發(fā)布時(shí)間：2007-06-05 閱讀次數(shù)：】
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摘要： 描述了項(xiàng)目成本中有關(guān)采購(gòu)方面的內(nèi)容，其他類型的項(xiàng)目成本處理方法也都類似。以項(xiàng)目勞動(dòng)力為例，實(shí)際工作的完成（承諾）、在時(shí)間表上記錄工時(shí)（費(fèi)用）和支付工資（現(xiàn)金流出）三者之間的時(shí)間差別很小。因而，人們將該成本的三種認(rèn)知看做是同時(shí)發(fā)生的。分包合同的處理方式與設(shè)備采購(gòu)類似，在分包合同簽署時(shí)候記錄付款承諾的情況，而現(xiàn)金流出則在支付每月工作財(cái)單的時(shí)候發(fā)生。費(fèi)用的處理方法有一些不同。處理的時(shí)候不是依據(jù)總體工作時(shí)間分?jǐn)偘贤目偨痤~，而是根據(jù)每一項(xiàng)真實(shí)工作的賬單所涉及的時(shí)間確定具體的金額。
關(guān)鍵詞： 項(xiàng)目理財(cái) 成本 管理
對(duì)成本的三種態(tài)度
在我國(guó)加入WTO大背景下，隨著我國(guó)《建設(shè)工程工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范》的發(fā)布實(shí)施，我國(guó)必將建立起由市場(chǎng)形成工程造價(jià)的機(jī)制。施工企業(yè)為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存發(fā)展必將加強(qiáng)企業(yè)管理，尤其工程項(xiàng)目的成本管理。在此種形式下對(duì)項(xiàng)目成本，特別是對(duì)規(guī)模大時(shí)間跨度長(zhǎng)的項(xiàng)目成本從項(xiàng)目理財(cái)?shù)囊暯羌右哉J(rèn)知很有必要。
項(xiàng)目相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目成本問(wèn)題從理財(cái)?shù)囊暯怯懻撚腥齻€(gè)角度：項(xiàng)目經(jīng)理角度、會(huì)計(jì)人員角度和財(cái)務(wù)部門(mén)角度。各項(xiàng)費(fèi)用數(shù)量和具體發(fā)生時(shí)間的確定非常關(guān)鍵，項(xiàng)目經(jīng)理被要求遵照時(shí)間、成本和具體規(guī)定的限定去完成自己所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，他們將自己職責(zé)中的“成本”要求看作是把費(fèi)用控制預(yù)算分配額之內(nèi)，同時(shí)還要在要求的時(shí)間框架（進(jìn)度安排）內(nèi)滿足一系列規(guī)定的條件。會(huì)計(jì)部門(mén)關(guān)注將費(fèi)用確認(rèn)到具體項(xiàng)目的問(wèn)題，他們只是關(guān)心組織盈利結(jié)果，并對(duì)公司的稅務(wù)責(zé)任施加正面的影響。財(cái)務(wù)部門(mén)最關(guān)心的是組織的現(xiàn)金狀況，該類人員的職責(zé)就是為支付費(fèi)用而籌備資金，并且讓閑置或可用的資金為公司發(fā)揮更大的作用。
項(xiàng)目經(jīng)理必須明了大家對(duì)成本的不同認(rèn)知和不同的成本報(bào)告方式。具備了這些項(xiàng)目理財(cái)知識(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就可以更好的控制項(xiàng)目成本。項(xiàng)目經(jīng)理還可以對(duì)成本的時(shí)間安排計(jì)劃施加影響，以改善現(xiàn)金流狀況和融資工作的成本，同時(shí)還可以影響到損益表報(bào)中的收益和費(fèi)用數(shù)據(jù)。
對(duì)成本的三種認(rèn)知角度
為了了解對(duì)成本的三種認(rèn)知——資金承諾、費(fèi)用和現(xiàn)金流，可以以購(gòu)買(mǎi)一件重要設(shè)備為例說(shuō)明。假設(shè)購(gòu)置了一臺(tái)價(jià)值180000元的設(shè)備，六個(gè)月后交貨。那么在下訂單時(shí)刻即產(chǎn)生了180000元的資金承諾，六個(gè)月后供貨商交貨同時(shí)寄來(lái)發(fā)票，收到發(fā)票會(huì)立即得到會(huì)計(jì)人員的處理，產(chǎn)生180000元的費(fèi)用，但是付款（現(xiàn)金流出）通常會(huì)依照公司付款政策拖延一段時(shí)間（假設(shè)下訂單8個(gè)月之后才開(kāi)具支票給供貨商）。
一是項(xiàng)目經(jīng)理的思考角度——資金承諾。下達(dá)采購(gòu)訂單表示承諾在設(shè)備按照規(guī)定交付使用的情況，向供貨商支付180000元。就項(xiàng)目經(jīng)理的點(diǎn)而言，只要向供貨商做出了這種承諾，項(xiàng)目預(yù)算中可以使用的資金就減少了相應(yīng)的數(shù)額。在制定計(jì)劃和報(bào)告成本的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理處理的是資金承諾方面的問(wèn)題。但是會(huì)計(jì)系統(tǒng)不是為支持項(xiàng)目成本報(bào)告工作需要面設(shè)計(jì)的，同時(shí)也無(wú)法確認(rèn)具體的承諾事宜，采購(gòu)訂單的價(jià)值可能直到收到發(fā)票的時(shí)候才被記錄在案。這對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的財(cái)政控制工作造成了極大的損害，因?yàn)樗麩o(wú)法在特定時(shí)刻了解到精確的預(yù)算的耗用狀態(tài)，由于缺少一個(gè)合適的信息系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理就只好自己跟蹤記錄項(xiàng)目的種種資金付款承諾。
二是會(huì)計(jì)人員的思考角度——費(fèi)用。從事編制項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)表工作需要確定項(xiàng)目的收入和所有項(xiàng)目費(fèi)用。在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，用于財(cái)務(wù)報(bào)告工作費(fèi)用科目是在收到采購(gòu)發(fā)票的時(shí)候才記賬的。因而該設(shè)備在六個(gè)月后才會(huì)被列為費(fèi)用項(xiàng)目。在會(huì)計(jì)系統(tǒng)，收入是在項(xiàng)目完成的時(shí)候才記賬的。這在那些長(zhǎng)期的項(xiàng)目中會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的問(wèn)題，因?yàn)槊總€(gè)報(bào)告期這類項(xiàng)目的費(fèi)用都會(huì)累計(jì)上報(bào)，但卻看不到任何收益，在項(xiàng)目最后的報(bào)告中收入一次性上報(bào)，但與之相關(guān)的費(fèi)用卻很少同時(shí)顯示出來(lái)或者根本沒(méi)有顯示。項(xiàng)目在早期的各個(gè)報(bào)告期內(nèi)顯示出了明顯的虧損狀態(tài)，而在收入的最終上報(bào)時(shí)時(shí)候卻記錄了超常的收益。對(duì)于那些運(yùn)作時(shí)間跨越多個(gè)年頭的長(zhǎng)期項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，這可能會(huì)造成嚴(yán)重的誤導(dǎo)。為了避免這種混淆，大部分長(zhǎng)期項(xiàng)目的損益表按照“完工百分比”來(lái)計(jì)算收益和費(fèi)用項(xiàng)目。其基本目的是在每一會(huì)計(jì)期間內(nèi)平均“攤銷”項(xiàng)目總收益的一定百分比（基本上與項(xiàng)目工作的完成情況相吻合），經(jīng)便將適當(dāng)水平的成本抵消，從而得出一個(gè)比較容易接受的邊際利潤(rùn)數(shù)據(jù)。在每一會(huì)計(jì)年度的期末，需要對(duì)記錄的成本數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，以反映費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生情況和損益表中所記錄的理論數(shù)值之間的差距。
三是財(cái)務(wù)部門(mén)的思考角度——現(xiàn)金流。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)管理組織的資金，同時(shí)還需要為項(xiàng)目的每一筆付款保證足夠數(shù)額的現(xiàn)金。閑置的資金會(huì)被存放到生息的賬戶或投資于其他地方，以使組織獲得更大的收益。財(cái)務(wù)部門(mén)主要關(guān)注的是資金何時(shí)用來(lái)償付發(fā)票，因?yàn)樗麄冃枰獙⑦@些資金閑置的時(shí)間跨度最小化。因而，財(cái)務(wù)部門(mén)其實(shí)是將項(xiàng)目成本看作現(xiàn)金流。下達(dá)采購(gòu)訂單對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)僅僅意味著未來(lái)的現(xiàn)金流出，此時(shí)不需要他們采取任何行動(dòng)。一旦付款到期，他們就提供相應(yīng)的資金，付出款項(xiàng)，而真實(shí)的現(xiàn)金流出也被記錄在案。
應(yīng)該注意到，財(cái)務(wù)部門(mén)的例子是真實(shí)工作周期的簡(jiǎn)化形式，因?yàn)楣┴浬谭矫媸前凑展ぷ鬟M(jìn)行的內(nèi)容對(duì)外付款的，這些內(nèi)容可能都會(huì)包括在采購(gòu)訂單中。在這種情況下，付款承諾在時(shí)間安排不會(huì)改變，但是費(fèi)用發(fā)生和現(xiàn)金流出的時(shí)間安排會(huì)與雙方協(xié)商的付款保持一致。
上述例子中描述了項(xiàng)目成本中有關(guān)采購(gòu)方面的內(nèi)容，其他類型的項(xiàng)目成本處理方法也都類似。以項(xiàng)目勞動(dòng)力為例，實(shí)際工作的完成（承諾）、在時(shí)間表上記錄工時(shí)（費(fèi)用）和支付工資（現(xiàn)金流出）三者之間的時(shí)間差別很小。因而，人們將該成本的三種認(rèn)知看做是同時(shí)發(fā)生的。分包合同的處理方式與設(shè)備采購(gòu)類似，在分包合同簽署時(shí)候記錄付款承諾的情況，而現(xiàn)金流出則在支付每月工作財(cái)單的時(shí)候發(fā)生。費(fèi)用的處理方法有一些不同。處理的時(shí)候不是依據(jù)總體工作時(shí)間分?jǐn)偘贤目偨痤~，而是根據(jù)每一項(xiàng)真實(shí)工作的賬單所涉及的時(shí)間確定具體的金額。
這樣看來(lái)，對(duì)成本的三種不同認(rèn)知可能會(huì)對(duì)同一個(gè)項(xiàng)目形成三條不同的時(shí)間---------成本曲線。圖-1（圖略。需要此圖請(qǐng)致電01062978993-3016）顯示了承諾、費(fèi)用和現(xiàn)金流出之間的關(guān)系。承諾曲線一馬當(dāng)先，現(xiàn)金流出曲線殿后壓陣，而費(fèi)用曲線則落在中間的位置。這些曲線的形態(tài)和程度是多種因素的函數(shù)，這些因素包括：項(xiàng)目勞動(dòng)力、原材料和分包合同的綜合作用；公司的發(fā)票償付政策；大型設(shè)備的交貨周期；分包合同的工作期及其具體工作的進(jìn)度安排；以及項(xiàng)目進(jìn)度安排對(duì)勞動(dòng)力根據(jù)設(shè)備采購(gòu)安排而耗用的時(shí)間和形式所產(chǎn)生的影響。
成本是項(xiàng)目管理工作的一個(gè)必要因素，盡管成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)非常復(fù)雜，但是項(xiàng)目經(jīng)理仍然必須對(duì)其進(jìn)行深刻的理解。成本的概念不僅僅局限于項(xiàng)目工作的完成過(guò)程中所產(chǎn)生的各種費(fèi)用，組織各職能單位處理成本的方式也會(huì)影響到項(xiàng)目的績(jī)效、利息支出和盈利能力。因而，項(xiàng)目經(jīng)理必須完整理解項(xiàng)目成本的概念，并熟悉記錄和報(bào)告本數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)該認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目成本的時(shí)間效應(yīng)，以及承諾、費(fèi)用和現(xiàn)金流之間的差別。一旦掌握了這些項(xiàng)目理財(cái)?shù)母拍?，?xiàng)目經(jīng)理就可以應(yīng)用這些知識(shí)，從各個(gè)成本因素著手，通過(guò)控制項(xiàng)目工作進(jìn)度和項(xiàng)目工作的完成時(shí)間，對(duì)項(xiàng)目和組織的盈利性施加影響。