我國(guó)勘察設(shè)計(jì)單位自20世紀(jì)80年代改革以來，經(jīng)過實(shí)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，企業(yè)化管理、自收自支、轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)機(jī)制、參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，增強(qiáng)了單位的活力，面貌發(fā)生了顯著的變化。

    隨著世界經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展， 特別是我國(guó)加入WTO以后，處于發(fā)展中的我國(guó)各行各業(yè)都在與國(guó)際接軌，建筑工程業(yè)也不例外，必須走向國(guó)際，與國(guó)際公司競(jìng)爭(zhēng)，在競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展。在這種情況下，工程建設(shè)新的體制應(yīng)運(yùn)而生，通過招標(biāo)投標(biāo)選擇具有相應(yīng)資質(zhì)的工程公司， 以項(xiàng)目法人為主體，實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目承包制。在國(guó)內(nèi)大型綜合勘察設(shè)計(jì)單位正在逐步向全功能的EPC工程公司轉(zhuǎn)制。EPC工程公司對(duì)節(jié)省投資、縮短工期、保證質(zhì)量以及提高自身經(jīng)濟(jì)效益等方面將會(huì)收到良好的效果。

    EPC全過程的系統(tǒng)和整體管理，有利于實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工整體優(yōu)化管理。而項(xiàng)目采購管理是EPC全過程的系統(tǒng)和整體管理的一個(gè)重要組成部分。

    一、采購管理的重要性

    項(xiàng)目采購管理是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，與工程項(xiàng)目建設(shè)全過程有著密切的聯(lián)系，是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。根據(jù)國(guó)內(nèi)外眾多工程項(xiàng)目總承包合同價(jià)款內(nèi)容的分析設(shè)備、散材的總承包合同價(jià)款中所占的比重在一半以上。而且類別品種極多、技術(shù)性強(qiáng)、涉及面廣、工作量大，同時(shí)對(duì)其質(zhì)量、價(jià)格和進(jìn)度都有著嚴(yán)格的要求，并具有較大的風(fēng)險(xiǎn)性。稍有失誤，不僅影響工程的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用，甚至?xí)?dǎo)致總承包單位的虧損。提高對(duì)采購管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺加強(qiáng)對(duì)采購工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施有著重要的意義。

    l、在工程項(xiàng)目總承包合同簽訂之前的投標(biāo)報(bào)價(jià)階段，緊密配合報(bào)價(jià)部門進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià)。弄清有關(guān)設(shè)備、散材的規(guī)格、品種、數(shù)量和技術(shù)要求，進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查，向報(bào)價(jià)部門提供較為可靠而合理的價(jià)格。這對(duì)于能否取得項(xiàng)目，能否取得正常效益，有很大影響。

    2、工程項(xiàng)目總承包合同簽訂之后， 采購部門應(yīng)緊密配合項(xiàng)目施工部門有計(jì)劃地進(jìn)行設(shè)備、散材的采購并及時(shí)供貨到現(xiàn)場(chǎng)， 保證工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。既不能使工程因設(shè)備、散材供應(yīng)不及時(shí)而造成窩工損失，也不能盲目采購，造成積壓、脹庫，和占用較多資金的現(xiàn)象發(fā)生。因此，必須對(duì)設(shè)備、散材的交貨進(jìn)度和數(shù)量進(jìn)行跟蹤控制。由此可見，設(shè)備、散材的采購進(jìn)度，直接影響整個(gè)工程項(xiàng)目的進(jìn)度，絕不可掉以輕心。

    3、 由于設(shè)備、散材的費(fèi)用在整個(gè)項(xiàng)目造價(jià)中所占的比重很大，搞好采購工作對(duì)降低整個(gè)工程項(xiàng)目的造價(jià)有重要作用。不僅要對(duì)貨物本身的價(jià)格進(jìn)行選擇，還要綜合分析一系列與價(jià)格有關(guān)的其它方面問題。例如，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格浮動(dòng)的趨勢(shì)， 和工程項(xiàng)目施工計(jì)劃， 選擇合適的進(jìn)貨時(shí)間和批量；根據(jù)周轉(zhuǎn)資金的有效利用和匯率、利率等情況，選擇合理的付款方式和'付款貨幣； 根據(jù)對(duì)供貨廠商的資金和信譽(yù)的調(diào)查，選擇可靠的供貨廠商；既使是資信較好的廠商，在許多設(shè)備、散材訂貨合同中，也應(yīng)當(dāng)有各種制約條款?？傊?，要千方百計(jì)化解風(fēng)險(xiǎn)，減少損失，增加效益，以降低整個(gè)工程項(xiàng)目的造價(jià)。

    4、設(shè)備、散材的質(zhì)量， 不僅會(huì)影響工程項(xiàng)目的進(jìn)度和費(fèi)用，而且對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工程質(zhì)量有著直接的影響，并將決定工程項(xiàng)目建成后能否順利開車并達(dá)到連續(xù)、穩(wěn)定和安全運(yùn)行的要求。

    5、為順利實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的三大控制目標(biāo)任務(wù)，必須對(duì)設(shè)備、散材的采購進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量進(jìn)行控制，以保證項(xiàng)目實(shí)施的順利進(jìn)行。把采購納入設(shè)計(jì)程序，以及對(duì)設(shè)備、散材進(jìn)行跟蹤控制， 已成為國(guó)際工程公司項(xiàng)目管理的普遍做法，很值得我們學(xué)習(xí)、借鑒。

    二、采購工作的程序與接口

    l、采購工作基本程序

    (1)編制采購計(jì)劃及采購進(jìn)度計(jì)劃；

    (2)接收請(qǐng)購文件；

    (3)確定合格供貨廠商；

    (4)編制詢價(jià)文件；

    (5)報(bào)價(jià)的評(píng)審；

    (6)召開供貨廠商協(xié)調(diào)會(huì)及簽訂合同；

    (7)調(diào)整采購進(jìn)度計(jì)劃；

    (8)催交；

    (9)設(shè)備檢驗(yàn)；

    (10)包裝、運(yùn)輸；

    (11)現(xiàn)場(chǎng)交接及收尾服務(wù)。

    2、采購工作與設(shè)計(jì)工作的接口關(guān)系

    (1)設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目的設(shè)備表，并據(jù)此編制出設(shè)備請(qǐng)購文件，經(jīng)控制部門提交給采購部。設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)編制設(shè)計(jì)各專業(yè)的散裝材料表(包括技術(shù)要求)， 由項(xiàng)目材控工程師匯總，并據(jù)此編制項(xiàng)目的散材請(qǐng)購文件，提交給采購部門。由采購部門加上商務(wù)文件，匯集成完整的詢價(jià)文件，向供貨廠商發(fā)出詢價(jià)。

    (2)設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)供貨廠商報(bào)價(jià)的技術(shù)部分提出評(píng)審意見，排出推薦順序，供采購部門確定供貨廠商。

    (3)設(shè)計(jì)部門派員參加由采購部門組織的廠商協(xié)調(diào)會(huì)，負(fù)責(zé)技術(shù)及圖紙資料方面的談判。

    (4)采購部門匯總技術(shù)評(píng)審和商務(wù)評(píng)審意見，進(jìn)行綜合評(píng)審，并確定出擬簽訂訂貨合同的供貨廠商。當(dāng)技術(shù)評(píng)審結(jié)果與商務(wù)評(píng)審結(jié)果出現(xiàn)較大距離時(shí)，采購經(jīng)理應(yīng)與設(shè)計(jì)經(jīng)理進(jìn)行充分協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成一致結(jié)果，否則可提交給項(xiàng)目經(jīng)理裁定或提出風(fēng)險(xiǎn)備忘錄。

    (5)由采購部門負(fù)責(zé)催交供貨廠商提交的先期圖紙(ACF)及最終確認(rèn)圖紙(CF)，提交設(shè)計(jì)部門審查確認(rèn)后，及時(shí)返回供貨廠商，若有異議，采購部門應(yīng)要求供貨廠商提交修正后的圖紙資料，以便重新確認(rèn)。

    (6)在編制裝置主進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，對(duì)所有設(shè)備、散材的采購控制點(diǎn)，按項(xiàng)目合同的要求進(jìn)度，由采購部門分類提出進(jìn)度計(jì)劃方案(包括請(qǐng)購單提出的時(shí)間)， 經(jīng)設(shè)計(jì)部門認(rèn)可，提交項(xiàng)目經(jīng)理批淮。

    (7)在設(shè)備制造過程中，設(shè)計(jì)部門有責(zé)任派員處理有關(guān)設(shè)計(jì)問題或技術(shù)問題。

    (8)根據(jù)訂貨合同規(guī)定，需由供需雙方共同參加檢驗(yàn)、監(jiān)造的環(huán)節(jié)，采購部門要派員參加，必要時(shí)可請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)人員參加產(chǎn)品試驗(yàn)、試運(yùn)轉(zhuǎn)等出廠前的檢驗(yàn)工作。

    (9)由于設(shè)計(jì)變更而引起的采購變更，均應(yīng)按變更程序辦理。

    三、舉例說明

    項(xiàng)目采購管理包括需要從執(zhí)行組織以外獲得貨物和服務(wù)的過程。他是從買方的角度對(duì)買方一一賣方關(guān)系進(jìn)行討論。下面僅以某宿舍樓工程總承包采購電梯為例，說明有關(guān)采購的問題：

    1、采購計(jì)劃編制：

    采購計(jì)劃編制：是確定怎樣從項(xiàng)目組織以外采購產(chǎn)品和服務(wù)以最好地滿足項(xiàng)目需求的過程。他涉及到是否采購、怎樣采購、采購對(duì)象、采購數(shù)量及采購時(shí)間。為此我們專門成立電梯采購技術(shù)考核組，明確職責(zé)進(jìn)度，質(zhì)量和費(fèi)用的控制目標(biāo)。

    2、合同類型選擇：

    為了規(guī)避買方風(fēng)險(xiǎn)，我們決定電梯采購合同采用固定價(jià)格合同，這樣雙方合同一經(jīng)簽訂合同總價(jià)固定不變，除非經(jīng)雙方協(xié)商同意后方可改變， 這對(duì)于供貨商來講合同一經(jīng)簽訂，項(xiàng)目所需的產(chǎn)品無論成本超支多少，甚至由于某些原因虧本，原則上也不能調(diào)整總價(jià)。當(dāng)然這就需要我們所確定的總價(jià)是經(jīng)過預(yù)算部門精心測(cè)算過的，價(jià)格已壓到足夠低。

    3、詢價(jià)計(jì)劃編制包括準(zhǔn)備支持詢價(jià)所需要的文檔。標(biāo)準(zhǔn)格式：包括標(biāo)準(zhǔn)合同、采購項(xiàng)的描述或所需標(biāo)書文檔全部或部分的標(biāo)準(zhǔn)化版本。采購文件：用于潛在的賣方邀請(qǐng)?zhí)峤唤ㄗh書。采購文件既要嚴(yán)格，以保證答復(fù)的一致性和可比性；又要靈活，以允許考慮賣方對(duì)滿足要求的更好方法的建議。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)用于對(duì)建議書進(jìn)行排序和評(píng)分。

    4、詢價(jià)：是從潛在的賣方獲得項(xiàng)目需求的信息，本過程絕大部分實(shí)際工作由潛在的賣方支持，一般對(duì)項(xiàng)目沒有成本發(fā)生。投標(biāo)人會(huì)議：是在準(zhǔn)備建議書之前與潛在的賣方召開的會(huì)議，用于保證所有潛在的賣方對(duì)采購有一個(gè)清楚的、一般的理解。建議書：是賣方準(zhǔn)備的說明其提供產(chǎn)品的能力和意愿的。

    5、供方選擇：指接收投標(biāo)書或建議書并依據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)者。價(jià)格可能是決定現(xiàn)成項(xiàng)采購的首要因素。但如果不能證明賣方能夠按時(shí)交貨，則最低報(bào)價(jià)不一定是最低成本；建議書通常分技術(shù)部分和商務(wù)部分，并分別進(jìn)行評(píng)審；對(duì)于關(guān)鍵產(chǎn)品，可能需要有多個(gè)來源。

    6、供方選擇的方法：合同談判：是在合同簽約前，關(guān)于合同構(gòu)成和要求的澄清和雙方協(xié)方；加權(quán)體系：量化定性數(shù)據(jù)，以盡量降低供方選擇中人為偏見影響的方法；篩選系統(tǒng)：是為一個(gè)或多個(gè)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)建立最低的執(zhí)行要求。獨(dú)立估算(標(biāo)底)： 采購組織自己編制估算， 用以檢查報(bào)價(jià)價(jià)格。

    7、合同管理：是確保賣方履行合同要求的過程。合同變更控制體系：確定合同修改的過程，包括書面工作、追蹤系統(tǒng)、爭(zhēng)執(zhí)解決程度和授權(quán)變更的批準(zhǔn)等級(jí)。合同變更系統(tǒng)與總體變更控制系統(tǒng)相統(tǒng)一。合同管理的輸出：函件3合同變更；支付申請(qǐng)。采購審計(jì)：是一種對(duì)從采購計(jì)劃到合同管理的采購過程的結(jié)構(gòu)審查。

    四、結(jié)論

    大型綜合勘察設(shè)計(jì)單位改企建制在建立具有EPC總承包能力的國(guó)際型工程公司時(shí)，項(xiàng)目采購管理對(duì)其總承包工程的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用三大控制將產(chǎn)生較大影響，而且也往往是原設(shè)計(jì)單位所不熟悉或不重視的領(lǐng)域，尤其是設(shè)計(jì)人員的思想觀念上也要及時(shí)調(diào)整，因此我們認(rèn)為采購管理是關(guān)系到工程總承包項(xiàng)目能否成功的關(guān)鍵因素之一。

作者單位：五洲工程設(shè)計(jì)研究院副院長(zhǎng)   
——《中國(guó)工程咨詢網(wǎng)》